Kako prijeći s Excela na digitalno zakazivanje
Prelazak s Excela ili bilježnice na digitalno zakazivanje ne radi se preko noći ni odjednom. Najsigurniji je postupak u pet koraka: prvo se sredi popis usluga, zatim popis klijenata, pa se sustav pusti u rad paralelno s postojećom evidencijom, otvori se klijentima i tek se na kraju stara evidencija ugasi. Salon pritom ne radi nijedan dan drukčije.
Zašto se prelazak najčešće odgađa
Vlasnici brijačnica rijetko ostaju na Excelu jer misle da je dobar. Ostaju jer je poznat, jer radi dovoljno dobro da se dan odradi, i jer se prelazak čini kao nešto što traži slobodan dan kojeg nema. Uz to stoji i tiši strah: da će se u prijenosu izgubiti klijenti, brojevi ili termini koji su već dogovoreni.
Taj je strah opravdan ako se prelazak radi kao jednokratna selidba, sve odjednom, u nedjelju, uz nadu da u ponedjeljak sve radi. Postupak niže postoji upravo zato da se tako ne mora.
Pet koraka
1. Posložite popis usluga prije nego dirate ijedan podatak
Prvo što novi sustav treba nisu klijenti nego usluge: što nudite, koliko svaka traje i koliko košta. To je ujedno i najkorisniji dio prelaska, jer većina salona ovdje otkrije da im trajanja u glavi i trajanja u praksi nisu ista.
Napišite popis onako kako stvarno radite. Ako šišanje s bradom traje 45 minuta, a u bilježnici stoji 30, upišite 45, inače ćete digitalni raspored napuniti terminima koji se ne stignu odraditi, pa ćete zaključiti da sustav ne valja.
Trajanje koraka: jedan sat, jednom.
2. Izvezite klijente iz Excela onako kako jesu
Ne čistite bazu prije prijenosa. To je najčešći razlog zašto prelazak stane: vlasnik odluči usput srediti sve duplikate i pogrešne brojeve, posao naraste, i prelazak se odgodi za “kad bude mirnije”.
Prenesite popis kakav jest: ime, broj telefona i, ako ga imate, zadnji posjet. Duplikati se lakše čiste u sustavu koji ih prikazuje jedan uz drugi nego u tablici s tisuću redaka.
Ako klijente uopće nemate na jednom mjestu nego po bilježnicama, prenesite prvo one koji dolaze redovito. Ostali će se upisati sami prvi put kad zakažu.
3. Prva dva tjedna vodite oboje
Ovo je korak koji se najčešće preskoči i zbog kojeg prelasci propadaju. Dva tjedna upisujte termine i u novi sustav i u staru evidenciju.
Zvuči kao dvostruki posao i jest, ali kratko traje i kupuje jedinu stvar koja se drukčije ne može kupiti: povjerenje da u novom sustavu stvarno stoji sve što treba. Nakon dva tjedna usporedite oba rasporeda. Ako se poklapaju, staru evidenciju možete ostaviti.
4. Tek onda otvorite zakazivanje klijentima
Dok Vi i osoblje ne radite sigurno u sustavu, klijentima se ne otvara ništa. Kad se otvori, otvorite postupno: prvo stalnim klijentima, koji će Vam reći ako nešto ne radi kako treba i neće otići ako zapne.
Recite im to izravno, kad sjednu u stolicu: “od sljedećeg tjedna možete zakazati iz aplikacije, bez zvanja”. Jedna rečenica pri naplati radi više nego bilo koja objava.
5. Ugasite Excel i to stvarno napravite
Dok stara tablica postoji, netko će je koristiti. Obično jedan frizer, obično u gužvi, i obično za termin koji zatim nitko drugi ne vidi.
Odredite datum, recite ga timu i tog dana zatvorite staru evidenciju. Sačuvajte je kao arhivu, ali je maknite s mjesta na kojem je netko otvara iz navike.
Što se najčešće izgubi u prijelazu i kako to spriječiti
| Rizik | Kako ga izbjeći |
|---|---|
| Termini dogovoreni unaprijed | Prenesite ih ručno prije nego otvorite zakazivanje klijentima, obično ih je manje nego se čini |
| Brojevi telefona bez imena | Prenesite ih svejedno; nadopunit će se prvim sljedećim posjetom |
| Znanje koje je u glavi frizera | Prvi tjedan neka frizeri upisuju bilješke o klijentima dok su još svježe |
| Klijenti koji ne koriste aplikaciju | Zadržite mogućnost da ih upišete sami, digitalno zakazivanje ne znači da telefon prestaje zvoniti |
Koliko to traje
Za brijačnicu s dvije do četiri stolice, realno: jedan sat na usluge, jedno popodne na klijente, dva tjedna paralelnog rada i jedan datum za gašenje. Nijedan od tih koraka ne traži zatvaranje salona ni slobodan dan.